Istotnym elementem działalności wielu firm są podróże służbowe. Podczas takich wyjazdów odbywają się ważne spotkania z kontrahentami, zawierane są współprace lub nadzorowana jest działalność oddziałów firmy. Jednym zdaniem: podróże służbowe pozwalają realizować różnorodne cele biznesowe. Nie da się ukryć, że takie podróże wiążą się z kosztami. Pracownik powinien jednak otrzymać świadczenie pieniężne – tak zwaną dietę krajową. Wyjaśniamy, jakie są aktualne stawki diety w krajowej podróży służbowej i jak ją rozliczyć.
Ile wynosi dieta krajowa z tytułu podróży służbowej w 2023 roku?
Warto wiedzieć, ile wynosi dieta krajowa, ponieważ stawki się zmieniają. Ostatnia taka zmiana miała miejsce 1 stycznia 2023 roku. Wcześniej dobowa stawka diety krajowej wynosiła 38 złotych, natomiast z początkiem roku wzrosła do 45 złotych.
Podwyżkę tę wprowadzoną zmianą rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (podwyżkę kwoty ogłoszono 25 października 2022 roku).
Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może zaproponować wyższego świadczenia. Kwestię tę regulują także akty wewnątrzzakładowe lub umowa o pracę. Niemniej kwota nie może być niższa niż ta wskazana w rozporządzeniu, które określa minimalny poziom diet. Trzeba także pamiętać o aktualizacji kwoty w umowie o pracę, jeżeli zawiera ona najniższą kwotę diety krajowej.
Więcej informacji na temat diety krajowej uzyskasz tutaj: https://www.tribeperk.com/blog/diety-krajowe-za-podroz-sluzbowa/.
Jaka jest wysokość diety krajowej?
Jak obliczyć wysokość diety krajowej? Warto przypomnieć, że dieta krajowa jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Wysokość diety krajowej uzależniona jest także od czasu trwania podróży służbowej.
- Wyjazd krótszy niż 8 godzin – brak świadczenia
- Wyjazd trwający 8-12 godzin – 50% diety krajowej (22,50 zł)
- Wyjazd trwający ponad 12 godzin (ale nie dłużej niż 24 godziny) – 100% diety krajowej (45 zł)
- Wyjazd trwający ponad 24 godziny – 100% diety krajowej (45 zł) za każdą dobę, a ponadto 50% diety krajowej (22,50 zł) za każdą rozpoczętą, niepełną dobę do 8 godzin oraz 100% diety krajowej (45 zł) za każdą rozpoczętą, niepełną dobę powyżej 8 godzin.
Jak obliczać wysokość diety krajowej?
Nasuwa się pytanie: jak prawidłowo rozliczyć dietę krajową? Na początek należy wyznaczyć czas delegacji (określić pełne i rozpoczęte doby). Uzyskamy wówczas konkretną kwotę. Dla przykładu: za 3 pełne i 1 rozpoczętą dobę podróży krajowej (niepełna i trwająca poniżej 8 godzin) będzie to kwota 157,50 zł.
Od tej kwoty należy odjąć posiłki, które zapewnił hotel (na przykład koszt śniadania, jeśli takowe zapewniał obiekt hotelowy). Kolejny krok to obliczenie kosztów noclegu (pracodawca musi opłacić 3 doby hotelowe). Na koniec należy obliczyć koszty dojazdów. Obliczona suma wszystkich kosztów musi zostać wypłacona pracownikowi.
Komu przysługuje dieta krajowa?
Ekwiwalent pieniężny za podróż służbową przysługuje wszystkim pracownikom, ale także przedsiębiorcom. Dotyczy to przedsiębiorców, którzy muszą odbywać podróże służbowe w celu uzyskania przychodu. Wyjazdy te muszą być jednak ściśle powiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Trzeba także pamiętać, że diety krajowe nie przysługują w niektórych sytuacjach. Pracownik nie otrzyma świadczenia, kiedy:
- wyjazd służbowy jest krótszy niż 8 godzin (za podróż trwającą dłużej niż dobę, np. 30 godzin, wypłaca się dietę także za niepełne, ale rozpoczęte doby);
- pracownik odbył podróż do miejscowości pobytu stałego lub czasowego;
- pracodawca zapewnił pracownikowi pełne (śniadanie, obiad, kolację), bezpłatne wyżywienie na cały dzień.
Wyliczenie diety krajowej a zwrot kosztów noclegu
Dieta krajowa to swego rodzaju baza, która pozwala na obliczanie pozostałych należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Warto wiedzieć, że podróżującemu służbowo pracownikowi należy się też ryczałt, który pokrywa koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej za dobę podróży służbowej. Świadczenie to wynosi 20% diety krajowej. Aby otrzymać wspomniane środki, należy złożyć oświadczenie (nie ma natomiast wymogu okazywania biletów autobusowych itp.).
Ważna jest jednak odległość, którą pracownik musi pokonać, aby dotrzeć z dworca lub hotelu do miejsca pracy. Nie ma tu konkretnych wytycznych. Niemniej musi to być taka odległość, która wymaga skorzystania ze środków komunikacji masowej.
Oczywiście pracownik otrzyma również zwrot kosztów noclegu. Musi tylko okazać rachunki za nocleg. Punktem odniesienia również jest wysokość diety. Maksymalna stawka za dobę to 20-krotność diety, czyli 900 zł. Pracodawca może oczywiście pokryć większe koszty noclegów, jest to jednak tylko i wyłącznie jego dobra wola i decyzja.
Jeżeli pracownik nie posiada rachunków, to w dalszym ciągu należy mu się świadczenie, a mianowicie ryczałt w wysokości 150% diety za 1 nocleg (powinien on trwać co najmniej 6 godzin, pomiędzy godziną 21:00 a 7:00).
